22 Oct Achats & Compliance
Achats et Compliance : Une alliance stratégique
Quand les Achats et la Compliance travaillent ensemble main dans la main, tout le monde y gagne !
Dans un contexte où les exigences réglementaires se multiplient, la collaboration entre les départements Achats et Compliance devient incontournable. En travaillant main dans la main, ces deux fonctions permettent non seulement de réduire les risques liés aux tiers, mais aussi d’optimiser la conformité à travers des processus digitalisés.
Les départements des Achats et de la Compliance jouent chacun un rôle crucial au sein des entreprises modernes. En unissant leurs forces, ils créent une synergie bénéfique non seulement pour l’organisation mais aussi pour l’ensemble de ses partenaires et clients. Cette collaboration permet de renforcer la transparence, d’améliorer la gestion des risques, et de répondre plus efficacement aux exigences réglementaires en constante évolution. Dans un environnement où la conformité devient de plus en plus complexe, cette coopération n’est plus seulement souhaitable, elle est essentielle pour assurer la pérennité des opérations et éviter de lourdes sanctions.
Bien que les entreprises diffèrent du fait de leurs activités, de leur histoire et de leur ADN, nous sommes convaincus qu’un certain nombre d’invariants doivent structurer une approche holistique de cette infrastructure ; ce que l’on retrouve dans la littérature sous le terme de « Procurement Operating System ».
La compliance, une responsabilité élargie :
Dépassant les frontières de la simple conformité aux réglementations, la compliance impose aux entreprises de jouer un rôle proactif dans leur écosystème. Il ne s’agit plus uniquement de respecter des normes internes ou externes, mais d’endosser une véritable responsabilité sociale et réglementaire.
Cette notion s’inscrit dans la volonté des États de déléguer certaines de leurs obligations aux entreprises, afin qu’elles contribuent activement à l’atteinte d’objectifs d’intérêt général. Par exemple, dans le domaine des achats, cela se traduit par l’intégration de critères environnementaux, sociaux, et de gouvernance (ESG) dans les appels d’offres, favorisant ainsi une économie plus durable et éthique. Les entreprises, en adoptant ces pratiques, ne se contentent pas de protéger leur image ou d’éviter des amendes ; elles participent activement à un changement sociétal plus large.
La compliance : bien plus qu’une simple conformité
Souvent simplifiée comme se limitant à la conformité à la réglementation, la notion de compliance va bien au-delà. Il s’agit d’un cadre beaucoup plus large, qui comprend également des volets liés à l’éthique, la responsabilité d’entreprise et la gouvernance.
Une entreprise respectant la compliance devient un acteur de confiance pour ses partenaires et investisseurs. En effet, elle doit s’assurer non seulement que ses propres actions sont conformes à la loi, mais aussi que ses relations avec les tiers, tels que les fournisseurs ou sous-traitants, respectent ces mêmes exigences.
La gestion des risques : un enjeu majeur
Il n’est pas surprenant de constater que parmi les trois principales activités de la fonction Compliance, la gestion des risques liés aux tiers figure en tête. En effet, ces tiers peuvent représenter une source importante de risques pour une entreprise. Sans une évaluation approfondie, des relations commerciales peuvent se transformer en véritables cauchemars : corruption, fraude, non-conformité environnementale, ou encore violations des droits humains.
Pour prévenir ces risques, la cartographie des risques est devenue un outil indispensable. Elle permet non seulement d’identifier les zones de vulnérabilité, mais aussi de prioriser les actions à mener. Cependant, malgré son importance, cet outil reste souvent sous-exploité en raison du manque de digitalisation des processus.
La digitalisation des processus, un levier clé
Pour répondre à cette problématique, la digitalisation des processus de compliance s’impose comme une solution incontournable.
Chez JICAP, par exemple, nous avons collaboré avec un consortium de partenaires pour développer une solution qui permet de simplifier et centraliser la conformité documentaire et réglementaire. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent désormais effectuer en quelques clics ce qui auparavant nécessitait des semaines de travail.
Cette avancée technologique offre un double avantage : elle permet de gagner du temps, mais elle améliore également la qualité des données et des analyses, ce qui renforce la capacité des entreprises à anticiper et gérer les risques.
Former et sensibiliser : un pilier de la compliance
Cependant, la première mission des responsables de la compliance ne s’arrête pas à l’application de règles ou à la gestion des risques. Elle consiste également à former et à sensibiliser l’ensemble des collaborateurs. Une équipe bien informée est la meilleure défense contre les risques de non-conformité et les erreurs potentielles.
« Quand les opérations demandent l’intégration de critères de compliance dans un cahier des charges ou une grille d’évaluation d’un appel d’offres : c’est une victoire ! ».
Ce témoignage montre l’importance croissante que prend la compliance dans les décisions stratégiques des entreprises. Il ne s’agit plus seulement de cocher des cases pour satisfaire les auditeurs ou les régulateurs, mais bien d’intégrer la compliance dans la prise de décision opérationnelle.
La pression des régulateurs en hausse
En 2023, il y a eu une augmentation de 16 % des sanctions infligées par la Direction générale du Trésor, un chiffre révélateur de l’intensification des contrôles. Cette tendance montre que les entreprises sont de plus en plus surveillées, et que les autorités sont prêtes à prendre des mesures sévères pour sanctionner les manquements.
Dans ce contexte, négliger la compliance n’est plus une option. Les entreprises doivent donc redoubler d’efforts pour non seulement respecter les règles, mais aussi pour anticiper les évolutions réglementaires à venir.
