15 Sep Procurement Operating System
Procurement Operating System
Les clés de la performance opérationnelle et stratégique dans un environnement complexifié
Quelles sont les clés pour construire une infrastructure humaine et fonctionnelle de pointe, en mettant en avant le Procurement Operating System, garant de la performance opérationnelle et stratégique.
– Par Jean-Philippe COLLIN
Les Fonctions Achats doivent se réinventer
Comment la Fonction Achats doit elle construire l’infrastructure humaine et fonctionnelle ? Celle capable de délivrer de façon efficiente la performance opérationnelle et stratégique au service des enjeux et des objectifs de l’entreprise dans son environnement social et économique toujours plus complexe et ouvert ?
Bien que les entreprises diffèrent du fait de leurs activités, de leur histoire et de leur ADN, nous sommes convaincus qu’un certain nombre d’invariants doivent structurer une approche holistique de cette infrastructure ; ce que l’on retrouve dans la littérature sous le terme de « Procurement Operating System ».
Quels sont les invariants de cette structure ?
Le premier de ses invariants est constitué de l’ensemble des processus multifonctionnels orchestrés par la Fonction Achats : ils doivent être construits et mis en place avec l’obsession non pas de servir une fonction particulière, mais les utilisateurs finaux dans l’entreprise, leur efficience, leur performance et leur conformité. Tout cela, au plus près des clients de l’entreprise. Cette approche permet de dépasser les frontières fonctionnelles, d’inscrire voire de « câbler » les fonctionnements collaboratifs et apprenants nécessaires et de préparer l’automatisation nominale de ceux-ci : « digital user centricity » !
Le deuxième de ces invariants, concerne les outils qu’il faut mettre en place pour servir ces processus avec une triple finalité : l’efficience administrative, l’expérience utilisateur et la création de valeur autour de la donnée et de l’intelligence décisionnelle. Ces outils sont autant d’assistants de la fonction et de ses parties prenantes. C’est un volet essentiel du plan d’investissement digital autour des processus achats. La fonction doit investir et/ou faire investir. Toutes ne le font pas !
Le troisième de ces invariants ce sont les talents, pas uniquement les expertises techniques mais aussi et surtout le leadership individuel et collectif … le management continu de ces talents avec l’ambition de faire de la Fonction Achats une des plateformes de développement des talents de l’entreprise (elle est « sur-apprenante » sur plusieurs des attributs du leadership). Les passerelles internes et externes des parcours et l’investissement dans une plateforme de formation ouverte et innovante « a non-academic procurement academy » doivent en constituer les blocs structurants.
Alors, qu'en est-il de l'organisation ?
C’est celle justement qui varie le plus, tant elle reflète l’ADN et les dynamiques organisationnelles propres à chaque entreprise : elle en est souvent plus la conséquence que l’alpha et l’omega de l’infrastructure. Une approche structurelle en isole trois blocs dont le poids et les curseurs vont varier en fonction des entreprises : un front office clients/fournisseurs, un middle office des expertises et un back office des activités transactionnelles.
L’objectif, tout en respectant les codes de l’entreprise, doit être la simplicité, la transparence et la clarté comprise et utilisée par tous : être capable de l’expliquer en quelques minutes.
Le "Management soft power"
Une fois ces invariants structurés, avec forcément une démarche progressive et itérative, et l’organisation posée dans ses éléments structurels, il faut achever l’approche en travaillant le «management soft power ». Ceci va constituer le système nerveux de la fonction à savoir l’animation managériale (ce que nous appelons souvent les rituels de management) dérivant d’une vision stratégique de la Fonction Achats. La vision doit clairement installer cette fonction, dans ses rôles régaliens comme avancés, comme une direction des ressources extérieures de l’entreprise : ressources opérationnelles et actifs stratégiques de l’entreprise.
A propos de l'auteur
Jean-Philippe COLLIN, Senior Advisor au sein de JICAP et administrateur au CNA Conseil National des Achats.
